Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем
Как известно, успех любой компании напрямую зависит от качественной работы команды. Но часто бывает так, что сотрудники не мотивированы, плохо разбираются в своих обязанностях и не умеют эффективно взаимодействовать друг с другом. Именно поэтому создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании может стать решением проблемы.
Создание такого пространства позволит всем сотрудникам иметь доступ к необходимой информации и инструментам для выполнения своих обязанностей. Оно также сократит время на поиск нужных документов и файлов, что существенно повысит производительность работы.
Но не только доступ к информации и инструментам важен. Создание единого пространства поможет сотрудникам ощутить себя частью единого коллектива, что, в свою очередь, повысит мотивацию к работе в команде. К тому же, регулярное общение и обмен знаниями и опытом между коллегами способствует развитию профессиональных навыков и повышению квалификации.
В итоге, создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании является важным шагом на пути к улучшению работы коллектива и повышению эффективности всех сотрудников.
Переходим к определению терминов. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет – это два отдельных понятия.
Интранет относится к внутренней сети для работников, которая функционирует по принципу Интернета, но закрыта для посторонних пользователей. Одновременно в этой виртуальной среде может существовать разнообразное наполнение: от небольшого сайта для отделов до общих материалов для внутреннего пользования. Основной отличительной чертой интрасети является использование web-технологий, которые делают возможным доступ к сети через интернет-браузер.
Корпоративный портал (КП) является современной версией внутренней сети организации. Это универсальный инструмент, позволяющий получить доступ к разнообразным сервисам, таким как программы документооборота, планировщик задач, видеоконференции и т.д. Выбор платформы для создания портала может быть различным, в том числе известными платформами «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.
Иными словами, если интранет – это внутренняя сеть всей компании, то КП – это ее внешний интерфейс. Однако все чаще КП для сотрудников называют "интранет". В данной статье мы будем использовать термины "интранет" и "интрасеть" как синонимы для КП.
Внутренний корпоративный портал, также известный как интранет, может приносить не только пользу крупным компаниям, но и небольшим фирмам. Множество функций интранета необходимы для помощи сотрудникам в работе. Давайте рассмотрим, какие задачи он может решить внедрение интранета и какие сервисы могут быть доступны для использования.
1. Создание общего информационного пространства
Интранет-портал может стать центральной точкой для хранения всех рабочих документов компании. Это очень удобно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников, так как они могут получать доступ к необходимой информации из любой точки мира и с любого устройства. Кроме того, он объединяет все функции, которые ранее решались с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
2. Обучение персонала
Многие компании создают свою собственную «базу знаний» или FAQ на интранет-портале. Это помогает новым сотрудникам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом без помощи наставника. В результате компания экономит время и деньги на дополнительном обучении.
3. Формирование корпоративной культуры
Интранет-портал может помочь сотрудникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Например, карточки сотрудников могут быть очень полезными для этого вида работы. Онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.
4. Коммуникации
С помощью интранет-портала сотрудникам больше не придется тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос. Все необходимые контакты, а также возможность непосредственно позвонить сотруднику, можно найти быстро и легко на портале.
5. Контроль
Интранет-портал позволяет руководителям контролировать рабочий процесс и узнавать информацию о деятельности как отдела, так и конкретных сотрудников в режиме реального времени. Это очень важно для фирм любого размера.
6. Безопасность
Интранет-портал может не обезопасить данные компании на 100%, но он гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуются большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.
И это только часть возможностей, которые может предоставить интранет-портал. Количество доступных сервисов постоянно растет. Согласно статистике, большинство сотрудников проводят непродуктивное время на работе, занимаясь общением в соцсетях и мессенджерах, что значительно снижает эффективность работы. Выбирая интранет-портал, компании могут увеличить продуктивность работы и экономическую эффективность деятельности.
Как правильно реализовать внедрение интрасети в компанию?
Существуют 3 основных способа создания интрасети:
- Разработка корпоративного портала на основе существующей платформы в соответствии с потребностями компании. Этот вариант является наиболее затратным, так как часто используются платные платформы, а также является долгим и сложным процессом. Но зато он дает возможность учесть все требования, пожелания и создать уникальную систему.
- Покупка и внедрение готового "коробочного" решения. Этот вариант считается более доступным и быстрым в реализации, особенно для тех компаний, которым подходят стандартные функции "из коробки". Кроме того, такой портал может быть доработан в процессе развития компании.
- Подключение к "облачному" сервису. Этот вариант является самым бюджетным в начале, но требует регулярных абонентских платежей. Он наиболее подходит для малых и средних компаний.
Неважно, какой способ был выбран, важно обращаться к специализированной компании, которая имеет опыт в подобных проектах. Такие профессионалы помогут рассчитать плюсы и минусы конкретных платформ, подберут оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.
Корпоративный портал: плюсы и минусы
Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал – это эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать и оптимизировать многие рабочие процессы, а также сократить временные затраты персонала. Кроме того, подобная система способствует развитию корпоративной культуры. Однако стоит отметить и некоторые недостатки, которые свойственны корпоративному порталу:
- Чрезмерная формальность. Корпоративный портал – хорошее рабочее пространство, но не предназначен для общения или решения творческих задач. Сам интерфейс портала настраивает пользователей на рабочий лад, а возможности на этом этапе ограничены.
- Малая вовлеченность пользователей. Проблема возникает из-за формальности портала и отсутствия заинтересованности пользователей в наполнении портала интересным контентом.
- Отсутствие обратной связи. Руководитель не имеет возможности получать реакции пользователей на решения, не может обсуждать с ними идеи и предложения.
- Осознание работниками чувства давления и контроля. Контроль – это одна из функций портала, но в некоторых случаях из удобного инструмента интранет превращается в бесконечную серию задач и формирования отчетов.
- Недостаток общения. Ранее свободные моменты переработаны порталом, так что сотрудники теряют возможность общаться с коллегами, обсуждать решения и повышать коммуникативные навыки. Это может негативно сказаться на качестве работы и отношениях между сотрудниками.
Виртуальное рабочее пространство – это неизбежный процесс, который может способствовать развитию компании. Однако корпоративный портал – не единственное решение, потому что такая система обладает серьезными недостатками.
Фото: freepik.com