Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

В работе каждый из нас сталкивался с ситуациями, когда один отдел не в курсе того, что происходит у другого отдела. Это может очень серьезно влиять на работу компании и стать причиной многих проблем. Как же наладить коммуникацию в коллективе и что делать, чтобы бизнес-процессы работали как часы? Есть несколько инструментов и методов, которые могут помочь в этом.

Прежде всего, необходимо создать единое информационное пространство для всей компании, где будут находиться все необходимые документы и файлы. Это может быть общая область в облаке, где сотрудники смогут делиться файлами и видеть изменения, вносимые другими отделами. Это поможет держать каждого в курсе событий и предотвратит потерю информации.

Также важно проводить регулярные общие собрания, где сотрудники смогут поделиться информацией о своей работе и узнать о работе других отделов. Это поможет избежать недопонимания и повысит эффективность работы.

Можно использовать также различные программы для управления проектами, которые позволяют делиться информацией и следить за выполнением задач. Такие программы позволяют контролировать процесс работы и своевременно реагировать на возникающие проблемы.

Все эти инструменты помогут улучшить коммуникацию в коллективе и повысить эффективность работы. Однако, для успешной реализации необходимо, чтобы каждый сотрудник понимал важность коммуникации и активно участвовал в процессе общения.

Внутренние коммуникации в организации – это общение между всеми ее сотрудниками. Даже такой процесс, как коммуникация, настолько важен, что многие компании имеют в штате специалистов по информационному обеспечению. Ведь достижение эффективной коммуникационной связи между руководством и работниками, а также между коллегами является главной задачей в организации. Она обеспечивает эффективный и четкий обмен данными, достигая при этом минимальных временных и информационных потерь.

Еще одной важной задачей для эффективной коммуникации в организации является движение во всех возможных направлениях, включая как снизу вверх (от сотрудников к начальству), так и сверху вниз (от начальства к сотрудникам). Это необходимо для выработки правильной политики компании, укрепления командного духа и повышения лояльности. Если каждый сотрудник станет находиться в своем "информационном пузыре", то он не будет ясно видеть, как его работа связана с целями и задачами компании. Это может привести к эффекту "я тут работаю один, а остальные чем-то заняты".

Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям подсчитали, что более 90% лояльности и удовлетворенности сотрудников являются следствием качества связи в организации. Если связь между различными отделами отсутствует, то это существенно замедлит решение задач и приведет к недопониманию, конфликтам и внутреннему напряжению в коллективе.

Важность коммуникации в коллективе не зависит от его размеров. Даже стартапы с 3-4 сотрудниками нуждаются в налаженной связи между собой, чтобы каждый из них мог узнать о том, что уже сделано, что предстоит сделать, как продвигается работа и что от него лично ожидается. Для таких компаний достаточно общего чата в мессенджере и регулярных планерок.

Крайне важно налаживать коммуникацию в коллективах, где значительное количество сотрудников работает удаленно или "в полевых условиях". В такой ситуации особое внимание следует уделять горизонтальным связям, чтобы каждый работник знал, чем занимаются его коллеги.

Если не развивать коммуникацию в организации, то она будет развиваться сама, но не факт, что в нужном направлении. Если все вопросы решаются на кулере или в частной переписке, если никто не знает, кто отвечает за ту или иную задачу, а обсуждение политики начинается со слов "по слухам", то эффективной работы можно не ждать.

Для того чтобы повысить лояльность сотрудников при помощи внутренних коммуникаций, необходимо понимать, что внутренний и внешний PR — это две разные вещи. Стратегии, которые могут быть эффективными во внешних коммуникациях, такие как «умалчивание», «перестановка акцентов» и «смещение фокуса внимания», «внутри» не работают.

Следовательно, стратегия формирования единого информационного пространства подразумевает выполнение следующих задач:

• Преодоление коммуникативных разрывов как по горизонтали, так и по вертикали. Это позволит достичь взаимопонимания на всех уровнях.
• Получение обратной связи от персонала компании. Каждый работник должен понимать, что его мнение важно и будет учитываться, и сотруднику необходимы удобные инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи.
• Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это — одна из основных задач корпоративной коммуникации. Если она никак не решается, возникает риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой организации бывают критические моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. В то же время не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Единственный вопрос, который остается неотвеченным — какие инструменты можно использовать для решения всех этих задач одновременно?

В настоящее время информационное обеспечение персонала является крайне важным вопросом для каждой организации. Ведь только хорошо информированный, обученный и мотивированный сотрудник сможет сделать свой лучший вклад в дело компании. Для обеспечения эффективной коммуникации внутри организации существует несколько типов инструментов.

Информационные инструменты направлены на информирование сотрудников о происходящих событиях в компании. Такие инструменты могут включать в себя стенды с объявлениями, циркулярами и приказами, корпоративные журналы и газеты, корпоративные порталы и внутрикорпоративные рассылки.

Аналитические инструменты позволяют управлению оставаться в курсе событий и понимать потребности сотрудников. Для этого используются системы анкетирования сотрудников, формы для внесения рацпредложений, форумы на корпоративном сайте, мониторинг персонала и другие инструменты обратной связи.

Коммуникативные инструменты помогают сотрудникам построить не только рабочие, но и личные отношения в коллективе. Сюда могут входить различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, семинары, мероприятия, посвященные тимбилдингу.

Организационные инструменты позволяют каждому сотруднику понимать, куда движется компания и какие у нее цели. Для этого используются собрания, совещания, планерки и выступления руководства, а также разработка и внедрение корпоративных стандартов.

Все эти инструменты можно использовать по отдельности или в комбинации друг с другом. Однако, существуют инструменты, объединяющие все основные функции коммуникаций внутри организации. Примером такого инструмента является корпоративная социальная сеть.

Корпоративная социальная сеть позволяет сотрудникам быть в курсе происходящего, обмениваться информацией, общаться в неформальной обстановке и заводить приятельские связи с другими работниками. Благодаря групповым и личным чатам, сотрудники могут эффективно общаться, не тратя время на неэффективную переписку. Кроме того, такие соцсети позволяют объединяться в группы по профессиональным интересам и организовывать планерки и мозговые штурмы.

Современные корпоративные социальные сети предоставляют удобный, гибкий и простой в использовании формат взаимодействия и всё чаще вытесняют другие инструменты коммуникации, такие как корпоративные порталы и сайты.

Фото: freepik.com